Politique de confidentialité

Mis à jour le 1 novembre 2026

Traduction fournie pour votre commodité : en cas de divergence, la version espagnole prévaut.

Responsable du traitement

Biomag S.L.U. (NIF B01037241), Calle Barratxi, 39, pabellón 3, 01013 Vitoria-Gasteiz (Álava), España. Pour toute question relative à la vie privée, écrivez-nous à legal@biomag.es.

Où les données sont conservées

Le service est hébergé chez Railway Corporation (États-Unis), la région d’Amsterdam (UE) étant l’emplacement du serveur et des fichiers. Certains journaux techniques de Railway (par exemple, les adresses IP des requêtes) peuvent être traités aux États-Unis. Les transferts vers les États-Unis reposent sur le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) ou sur des clauses contractuelles types. Ce qui est chiffré de bout en bout n’est pas visible, même pour l’hébergeur. Liste complète : sous-traitants.

Ce qu’AIM voit et ce qu’AIM ne voit pas

Chiffrement de bout en bout (AIM n’a pas la clé) : les réservations de Rendez-vous et les messages des formulaires, les documents et messages de Signature, d’Envoi et de Chat, les Notes synchronisées et les Mots de passe, ainsi que l’audio et la vidéo de Réunions.

Non chiffrés de bout en bout : les rappels de Rendez-vous (un e-mail doit être envoyé), les données de preuve de Signature (e-mail, IP et navigateur), l'audio et le texte que traitent les Procès-verbaux IA (pendant le traitement), les newsletters (à l'envoi), les fichiers d'AIM Cloud qui ne sont pas dans un coffre-fort et les données de votre compte (e-mail, offre et journal de sécurité). Dans ces cas, AIM ne les traite que pour fournir la fonction, sans accès de l'équipe sauf demande au support.

Lorsque vous traitez des données d’autres personnes

Lorsque vous utilisez des fonctions qui traitent des données personnelles d’autres personnes (Rendez-vous, formulaires de Sites, Newsletters, Procès-verbaux IA), vous êtes le responsable du traitement et AIM est le sous-traitant, conformément au contrat de sous-traitance, qui fait partie des conditions d’utilisation.

Procès-verbaux IA

Procès-verbaux IA transcrit dans le cloud les enregistrements que vous choisissez, en distinguant qui parle, et prépare par IA le procès-verbal, les tâches et l’e-mail de suivi. Avec votre compte gratuit, vous disposez de 30 minutes par mois, et avec Pro, de 60. Les offres Procès-verbaux IA (17,97 € tous les 3 mois ou 53,88 € par an) et Procès-verbaux IA Intensif (12,99 € par mois ou 119,88 € par an), TVA incluse, ajoutent 12 et 40 heures par mois et incluent l’offre Pro ; elles sont soumises aux mêmes règles de renouvellement, de résiliation et de rétractation que Pro. Les heures non utilisées d’un mois ne sont pas reportées sur le suivant ; les heures supplémentaires (forfaits de 25 heures pour 9,99 €) n’expirent pas. Si vous changez d’offre, Paddle facture ou rembourse la différence de la période en cours.

Le résultat est généré par une IA et peut contenir des erreurs dans les noms, les chiffres et les dates : vérifiez-le avant de l’utiliser. Vous ne pouvez enregistrer et transcrire que les conversations que vous avez le droit d’enregistrer, en informant au préalable les participants. N’utilisez pas Procès-verbaux IA pour évaluer des candidats dans un processus de sélection ni pour analyser les émotions. Pour les données des personnes qui apparaissent dans vos enregistrements, vous agissez en tant que responsable du traitement et AIM en tant que sous-traitant : AIM ne les traite que sur vos instructions (transcrire et rédiger ce que vous demandez), ne les conserve pas, les protège par des mesures techniques appropriées, recourt à Mistral AI (France) comme sous-traitant ultérieur et vous aidera à répondre aux demandes d’exercice des droits de ces personnes.

Vos documents

Les applications fonctionnent dans votre navigateur. Les documents que vous ouvrez, modifiez et enregistrez sur votre ordinateur ne sont pas envoyés à nos serveurs et nous n'y avons pas accès.

Si vous avez Pro et choisissez d'enregistrer des fichiers dans AIM Cloud, nous les stockons sur notre serveur d'Amsterdam (UE) uniquement pour vous fournir ce service. Ceux que vous enregistrez dans un coffre-fort sont chiffrés dans votre navigateur avant l'envoi, avec leurs noms et leurs étiquettes, et nous ne pouvons pas les lire ; nous voyons leurs dates et leur taille chiffrée. Les autres ne sont pas chiffrés de bout en bout, mais personne dans notre équipe ne les ouvre sauf si vous le demandez au support. Ce que vous supprimez reste 30 jours dans la corbeille (vous pouvez le restaurer ou vider la corbeille avant), puis est effacé ; tout est également effacé si vous supprimez votre compte. Si vous cessez d'être Pro, ils sont conservés 90 jours pour que vous puissiez les télécharger, puis supprimés.

AIM Mail

AIM Mail vous permet de lire et d'envoyer les e-mails des comptes que vous avez déjà (Gmail, iCloud, Yahoo, votre entreprise…). Nous ne stockons pas vos e-mails : chaque fois que vous ouvrez un dossier ou un message, notre serveur se connecte à votre fournisseur, le lit et vous l'affiche ; ce que vous envoyez ne transite par notre serveur que le temps de le remettre à votre fournisseur. Pour éviter de répéter les téléchargements, un message que vous venez d'ouvrir est conservé dans la mémoire du serveur pendant deux minutes au maximum, jamais sur disque.

Pour chaque compte que vous connectez, nous conservons l'adresse, le nom et la signature que vous choisissez, les serveurs de votre fournisseur et le mot de passe (ou mot de passe d'application), chiffré et lié à votre compte AIM, qui ne sert qu'à vous connecter à votre fournisseur. Lorsque vous retirez un compte d'AIM Mail ou supprimez votre compte AIM, toutes ces données sont effacées. Vos e-mails restent intacts chez votre fournisseur, qui les traite selon sa propre politique de confidentialité.

Les comptes Microsoft (Outlook, Hotmail, Microsoft 365) se connectent via la connexion Microsoft : votre mot de passe ne transite pas par AIM ; nous conservons à la place, chiffrée, l'autorisation que Microsoft nous accorde pour lire et envoyer vos e-mails. Vous pouvez la retirer à tout moment depuis votre compte Microsoft ou en retirant le compte d'AIM Mail.

Les images distantes des e-mails ne sont chargées que lorsque vous cliquez sur « Afficher les images », afin que personne ne sache quand vous ouvrez un message. Si vous les affichez, votre navigateur les télécharge directement depuis l'expéditeur.

AIM Calendar

Ce que vous créez dans AIM Calendar « Sur cet appareil » (agendas, événements et contacts) est enregistré uniquement dans votre navigateur : rien n'est envoyé à nos serveurs et nous n'y avons pas accès. Si vous effacez les données de votre navigateur, ces éléments sont effacés avec elles.

Si vous connectez un compte d'agenda et de contacts (CalDAV et CardDAV, comme iCloud, Fastmail, Nextcloud ou celui de votre entreprise), nous conservons l'adresse, le nom d'utilisateur, les serveurs et le mot de passe (ou mot de passe d'application), chiffré et lié à votre compte AIM, ainsi que le nom et la couleur de chaque agenda. Nous ne conservons ni vos événements ni vos contacts : notre serveur les lit et les modifie chez votre fournisseur lorsque vous le demandez, sans en garder de copie.

Si vous vous abonnez à un agenda par son adresse, nous conservons cette adresse chiffrée, son nom et sa couleur. Notre serveur le télécharge pour vous et en conserve le contenu en mémoire pendant cinq minutes au maximum, jamais sur disque.

Lorsque vous retirez un compte ou un abonnement, ou que vous supprimez votre compte AIM, toutes ces données sont supprimées. Lorsque vous répondez à une invitation reçue dans AIM Mail, la réponse est envoyée depuis votre compte de messagerie à la personne qui vous a invité.

AIM Notes

Les notes d'AIM Notes sont enregistrées dans votre navigateur : elles ne sont pas envoyées à nos serveurs, sauf si vous activez « Vos notes sur tous vos appareils » avec votre compte.

Si vous l'activez, chaque note est chiffrée dans votre navigateur (AES-256) avec une clé dérivée d'une phrase secrète que vous choisissez et qui ne nous parvient jamais. Nous ne conservons que le texte chiffré de chaque note, sa taille et la date de sa dernière modification, ainsi qu'un « sel » et une vérification chiffrée permettant de savoir, sur vos autres appareils, si vous avez saisi correctement la phrase. Ni AIM ni personne d'autre ne peut lire vos notes : si vous oubliez la phrase, nous ne pouvons pas récupérer cette copie (les notes de vos appareils ne sont pas perdues). Les notes que vous supprimez sont retirées immédiatement de notre serveur ; seule subsiste, pendant 90 jours, l'indication qu'elles ont été supprimées, sans leur contenu, afin qu'elles soient également supprimées sur vos autres appareils. Lorsque vous supprimez votre compte ou repartez de zéro, tout cela est supprimé.

Les autres applications d'AIM OFFICE

AIM CRM, AIM Tâches, AIM Tables, AIM Procès-verbaux, AIM Tableau blanc, AIM Diagrammes, AIM Sites, AIM Scanner, AIM Traduction, AIM Enregistrer, AIM Mots de passe, AIM Comparer, AIM Anonymiser et AIM Étiquettes enregistrent ce que vous créez dans votre navigateur : rien n'est envoyé à nos serveurs. AIM Traduction, AIM Procès-verbaux (lors de la transcription) et AIM Scanner (lors de la reconnaissance du texte) fonctionnent sur votre appareil ; ils téléchargent seulement depuis notre site, la première fois, les modèles dont ils ont besoin. Exportez une sauvegarde de temps en temps : si vous effacez les données de votre navigateur, ce qu'ils enregistrent est également effacé.

Si vous activez la synchronisation d'AIM Mots de passe, nous conservons votre coffre-fort tel qu'il sort chiffré de votre navigateur (son en-tête, avec la clé enveloppée par votre mot de passe principal, et chaque élément chiffré), avec sa version et sa date de modification : nous ne pouvons pas l'ouvrir. Il est supprimé lorsque vous arrêtez la synchronisation dans le compte ou supprimez votre compte.

Si vous demandez à AIM Mots de passe de vérifier les fuites, seul le début de l'empreinte de chaque mot de passe sort (5 caractères d'un code irréversible), via notre serveur, vers un service public de mots de passe divulgués ; la comparaison se fait dans votre navigateur et nous ne conservons pas ce qui est vérifié.

Procès-verbaux IA (transcription et procès-verbaux par IA dans le cloud)

Uniquement si vous choisissez « Avec Procès-verbaux IA » lors de la transcription, votre navigateur envoie l’audio de cet enregistrement, par morceaux, à notre serveur, qui le transmet à Mistral AI (France) pour transcription. Chaque morceau peut être accompagné des noms des participants (pour les écrire correctement) et de jusqu’à 15 secondes de voix de ceux qui ont déjà parlé dans la même session : elles servent à comparer des fragments de voix au sein de cette session et à distinguer qui parle. Pour le procès-verbal par IA, le texte de la transcription est envoyé. Nous ne conservons ni l’audio, ni la transcription, ni le procès-verbal : ils retournent dans votre navigateur, où ils sont enregistrés. Nous enregistrons seulement le nombre de minutes et de procès-verbaux que vous utilisez chaque mois, pour votre quota. Mistral AI peut conserver le contenu jusqu’à 30 jours pour détecter les abus et, dans le cadre de cette surveillance, agit en tant que responsable du traitement à part entière. Les émotions ne sont pas analysées et aucun profil vocal n’est conservé. Si vous enregistrez d’autres personnes, vous devez les en informer au préalable.

Pour les personnes qui apparaissent dans vos enregistrements, c’est vous qui décidez d’enregistrer et dans quel but (vous êtes le responsable du traitement), et AIM traite l’audio uniquement pour votre compte et pour vous fournir le service. Avant d’enregistrer, informez les participants : AIM Procès-verbaux vous donne le texte pour le faire.

Liens partagés (AIM Signature, AIM Rendez-vous, AIM Envoi, AIM Chat et AIM Réunions)

Lorsque vous partagez quelque chose par un lien, le contenu est chiffré dans votre navigateur avec une clé qui figure dans le lien lui-même, après « # », et que votre navigateur ne nous envoie jamais. Nous ne conservons que le texte chiffré, sa taille et ses dates : nous ne pouvons pas lire le document, la réservation, le fichier, les messages ni la conversation. Les clés de vos liens sont conservées dans votre trousseau, chiffré avec un code de récupération généré sur votre appareil et que nous ne possédons pas : si vous le perdez et effacez les données de votre navigateur, personne ne pourra ouvrir ces liens.

Comme preuve de chaque signature, AIM Signature conserve l'adresse e-mail de chaque signataire (pour lui envoyer un code de vérification), ainsi que l'heure, l'adresse IP et le navigateur de chaque étape (ouverture, vérification, signature ou refus). La personne qui demande la signature voit ces données dans le certificat de finalisation. Si elle archive l'enveloppe, elle emporte tout dans un ZIP et AIM OFFICE ne conserve qu'un registre contenant son adresse e-mail, les heures et les empreintes de chaque signature (sans l'adresse e-mail, l'adresse IP ni le navigateur des signataires), afin que « Vérifier un document » puisse continuer à confirmer le document signé. AIM Rendez-vous conserve en clair l'heure de chaque réservation, afin d'éviter les doubles réservations ; les données de la personne qui réserve sont chiffrées pour l'entreprise. Si l'entreprise a activé les rappels et que la personne qui réserve coche la case « Recevoir un rappel par e-mail », nous conservons à part et en clair uniquement ce qui est nécessaire pour l'envoyer : son adresse e-mail, l'heure et le fuseau horaire du rendez-vous, le nom de l'entreprise et la langue et, uniquement si l'entreprise l'a choisi ainsi, le service et le lieu (l'entreprise peut les limiter à l'heure et au lieu, ou à l'heure seule : ce qui n'est pas inclus n'est pas conservé). Ces données sont supprimées dès l'envoi du rappel, lorsque l'heure du rendez-vous est passée, lorsque l'entreprise annule ou supprime la réservation et lorsqu'elle supprime la page ; elles ne sont jamais utilisées à d'autres fins. En outre, par page et par jour, nous ne conservons que le nombre de rappels programmés et envoyés (sans aucune donnée personnelle), et nous le supprimons au bout de 3 jours. Les envois d'AIM Envoi sont supprimés à leur expiration ou lorsqu'ils atteignent le nombre maximal de téléchargements, et un secret est supprimé dès qu'il est lu.

AIM Réunions relie les caméras et les micros des participants directement entre leurs appareils, avec un chiffrement de bout en bout ; pour se trouver, les navigateurs interrogent un serveur public de découverte d’adresses (STUN, de Nextcloud), qui voit l’adresse IP mais ni l’audio ni la vidéo. Si la connexion directe n’est pas possible (sur des réseaux très fermés), l’audio et la vidéo passent, toujours chiffrés de bout en bout, par un serveur de relais de Cloudflare, qui ne peut pas non plus les voir. Les messages de chaque réunion sont supprimés au bout de six heures.

Formulaires d'AIM Sites qui arrivent dans AIM CRM. Si, dans AIM Sites, vous choisissez « Recevoir dans AIM CRM », nous conservons dans votre compte la définition du formulaire (titre, nom du site et texte de la case de consentement), qui est publique car tout visiteur la voit, ainsi qu'une clé publique. Chaque message (nom, adresse e-mail, téléphone, message et texte exact du consentement accepté par la personne qui écrit, avec sa date) est chiffré dans le navigateur de cette personne avec cette clé : nous ne pouvons pas le lire ; vous seul l'ouvrez dans AIM CRM avec votre trousseau. Nous conservons le message chiffré, sa taille et sa date, et nous le supprimons lorsque vous l'ajoutez au CRM ou l'ignorez. Nous vous prévenons par e-mail qu'un message est arrivé, sans son contenu. Pour limiter les abus, nous restreignons les envois par adresse IP à l'aide d'un compteur en mémoire qui dure au maximum un jour : l'IP n'est enregistrée ni sur disque ni avec le message. À l'égard des personnes qui vous écrivent, vous êtes le responsable du traitement et AIM le traite pour votre compte.

Quelles données nous traitons et pourquoi

Nous ne vendons pas de données, nous ne faisons pas de publicité, nous ne créons pas de profils et nous n'utilisons pas vos documents pour entraîner un quelconque système.

Paiements

Les paiements sont gérés par Paddle.com Market Limited (Royaume-Uni), qui vend et facture les offres en tant que commerçant officiel (merchant of record) et traite vos données de paiement en tant que responsable du traitement à part entière, conformément à sa politique de confidentialité. AIM ne reçoit de Paddle que les données nécessaires pour activer votre offre. Nous ne voyons ni ne conservons les données de votre carte.

Sous-traitants

• Railway Corporation (États-Unis) : hébergement du service, dans la région d’Amsterdam (UE) ; certains journaux techniques peuvent être traités aux États-Unis.
• Resend : envoi des e-mails de connexion, des avis et des rappels de rendez-vous.
• Mistral AI (France) : transcription et procès-verbaux de Procès-verbaux IA, uniquement si vous choisissez de l’utiliser ; peut conserver le contenu jusqu’à 30 jours pour détecter les abus.
• Cloudflare, Inc. : relais des appels vidéo d’AIM Réunions lorsque la connexion directe n’est pas possible ; l’audio et la vidéo lui parviennent chiffrés de bout en bout.

Lorsque l’un d’eux traite des données hors de l’Espace économique européen, il le fait sur la base du cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), des clauses contractuelles types de la Commission européenne ou d’une autre garantie prévue au chapitre V du RGPD. Paddle n’est pas notre sous-traitant : il est responsable du traitement indépendant des données de paiement (voir « Paiements »).

Cookies

Nous n'utilisons que des cookies techniques : aim_sesion, qui vous maintient connecté à votre compte pendant 30 jours ; aim_tema, qui mémorise pendant un an le style d'interface que vous choisissez (uniquement son nom, par exemple « calma ») ; et aim_idioma, qui mémorise pendant un an la langue que vous choisissez (uniquement son code, par exemple « en »). En outre, votre navigateur conserve le style et la langue choisis (aimTema, aimIdioma) et, pour que les applications s'ouvrent instantanément, une copie de leurs programmes ; rien de tout cela ne contient vos données ni vos documents. Dans AIM Mail, votre navigateur conserve également le message que vous êtes en train d'écrire, jusqu'à ce que vous l'envoyiez ou le supprimiez, afin que vous ne le perdiez pas si l'onglet se ferme (aimCorreoBorrador), ainsi que les comptes que vous avez réduits dans la liste (aimCorreoPlegadas). Ces données restent uniquement sur votre appareil, ne nous parviennent jamais et sont effacées lorsque vous vous déconnectez de votre compte avec « Se déconnecter ». Nous n'utilisons pas de cookies d'analyse ni de publicité ; c'est pourquoi nous ne vous affichons aucun bandeau de cookies. Sur la page de paiement, Paddle peut utiliser les cookies nécessaires pour finaliser le paiement.

AIM Calendar enregistre dans votre navigateur ce que vous créez « Sur cet appareil » (agendas, événements et contacts) ainsi que quelques préférences : la vue choisie, les agendas que vous masquez, le dernier agenda utilisé et les rappels déjà affichés (aimCal…). Ces données restent uniquement sur votre appareil, ne nous parviennent jamais et sont supprimées si vous effacez les données de votre navigateur.

AIM Notes enregistre dans votre navigateur vos notes et vos carnets et, si vous activez la synchronisation, la clé dérivée de votre phrase secrète (sans la phrase elle-même, et sans qu'elle puisse être extraite du navigateur), ainsi que la section, le tri et la dernière note que vous avez ouverte (aimNotas…). Ces données restent uniquement sur votre appareil, ne nous parviennent jamais et sont supprimées si vous effacez les données de votre navigateur.

Vos droits

Vous pouvez accéder à vos données, les rectifier, les effacer, vous opposer à leur traitement, le limiter et les récupérer (portabilité). Depuis votre compte, vous pouvez télécharger vos données et supprimer vous-même votre compte ; pour le reste, écrivez à legal@biomag.es. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Agencia Española de Protección de Datos, l'autorité espagnole de protection des données (aepd.es).