Datenschutzerklärung

Aktualisiert am 1. November 2026

Übersetzung zu Ihrer Information: Bei Abweichungen gilt die spanische Fassung.

Verantwortlicher

Biomag S.L.U. (Steuernummer NIF B01037241), Calle Barratxi, 39, pabellón 3, 01013 Vitoria-Gasteiz (Álava), España. Für alle Fragen zum Datenschutz schreiben Sie uns an legal@biomag.es.

Wo die Daten gespeichert werden

Der Dienst wird bei Railway Corporation (USA) gehostet, wobei die Region Amsterdam (EU) der Standort des Servers und der Dateien ist. Einige technische Protokolle von Railway (zum Beispiel die IP-Adressen der Anfragen) können in den USA verarbeitet werden. Die Übermittlungen in die USA stützen sich auf den EU-US-Datenschutzrahmen (Data Privacy Framework) oder auf Standardvertragsklauseln. Was Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist, sieht nicht einmal der Hosting-Anbieter. Vollständige Liste: Auftragsverarbeiter.

Was AIM sieht und was nicht

Ende-zu-Ende-verschlüsselt (AIM hat den Schlüssel nicht): die Buchungen in Termine und die Nachrichten aus den Formularen, die Dokumente und Nachrichten in Signatur, Senden und Chat, synchronisierte Notizen und Passwörter sowie Audio und Video von Meetings.

Nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt: die Erinnerungen von Termine (dafür muss eine E-Mail versendet werden), die Nachweisdaten von Signatur (E-Mail, IP und Browser), das Audio und der Text, die Protokolle KI verarbeitet (während der Verarbeitung), die Newsletter (beim Versand), die Dateien von AIM Cloud, die nicht in einem Tresor liegen, und Ihre Kontodaten (E-Mail, Plan und Sicherheitsprotokoll). In diesen Fällen verarbeitet AIM sie nur, um die Funktion bereitzustellen, ohne Zugriff des Teams, es sei denn, der Support wird darum gebeten.

Wenn Sie Daten anderer Personen verarbeiten

Wenn Sie Funktionen nutzen, die personenbezogene Daten anderer Personen verarbeiten (Termine, Formulare von Websites, Newsletter, Protokolle KI), sind Sie der Verantwortliche und AIM der Auftragsverarbeiter, gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag, der Bestandteil der Nutzungsbedingungen ist.

Protokolle KI

Protokolle KI transkribiert die von Ihnen gewählten Aufnahmen in der Cloud, trennt dabei, wer spricht, und erstellt mit KI das Protokoll, die Aufgaben und die Follow-up-E-Mail. Mit Ihrem kostenlosen Konto haben Sie 30 Minuten pro Monat, mit Pro 60. Die Pläne Protokolle KI (17,97 € alle 3 Monate oder 53,88 € pro Jahr) und Protokolle KI Intensiv (12,99 € pro Monat oder 119,88 € pro Jahr), inkl. MwSt., bieten 12 bzw. 40 Stunden pro Monat und enthalten den Pro-Plan; für sie gelten dieselben Regeln zu Verlängerung, Kündigung und Widerruf wie für Pro. Nicht genutzte Stunden eines Monats werden nicht in den nächsten übertragen; Zusatzstunden (Pakete mit 25 Stunden für 9,99 €) verfallen nicht. Wenn Sie den Plan wechseln, berechnet oder erstattet Paddle die Differenz für den laufenden Zeitraum.

Das Ergebnis wird von einer KI erzeugt und kann Fehler bei Namen, Zahlen und Daten enthalten: Prüfen Sie es, bevor Sie es verwenden. Sie dürfen nur Gespräche aufnehmen und transkribieren, zu deren Aufnahme Sie berechtigt sind, und müssen die Teilnehmenden vorher informieren. Verwenden Sie Protokolle KI nicht, um Bewerberinnen und Bewerber in einem Auswahlverfahren zu bewerten oder um Emotionen zu analysieren. Hinsichtlich der Daten der Personen, die in Ihren Aufnahmen vorkommen, handeln Sie als Verantwortlicher und AIM als Auftragsverarbeiter: AIM verarbeitet sie nur auf Ihre Weisung (transkribieren und das verfassen, was Sie anfordern), speichert sie nicht, schützt sie mit geeigneten technischen Maßnahmen, setzt Mistral AI (Frankreich) als Unterauftragsverarbeiter ein und unterstützt Sie bei der Erfüllung der Rechte dieser Personen.

Ihre Dokumente

Die Apps laufen in Ihrem Browser. Die Dokumente, die Sie auf Ihrem Computer öffnen, bearbeiten und speichern, werden nicht an unsere Server gesendet, und wir haben keinen Zugriff darauf.

Wenn Sie Pro haben und sich entscheiden, Dateien in AIM Cloud zu speichern, speichern wir sie auf unserem Server in Amsterdam (EU) ausschließlich, um Ihnen diesen Dienst bereitzustellen. Dateien, die Sie in einem Tresor speichern, werden vor dem Hochladen in Ihrem Browser verschlüsselt, samt ihren Namen und Schlagwörtern, und wir können sie nicht lesen; wir sehen ihre Datumsangaben und die verschlüsselte Größe. Die übrigen sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt, aber niemand in unserem Team öffnet sie, es sei denn, Sie bitten den Support darum. Was Sie löschen, bleibt 30 Tage im Papierkorb (Sie können es wiederherstellen oder den Papierkorb vorher leeren) und wird danach gelöscht; ebenso wird alles gelöscht, wenn Sie Ihr Konto löschen. Wenn Sie nicht mehr Pro sind, werden die Dateien 90 Tage aufbewahrt, damit Sie sie herunterladen können, und danach gelöscht.

AIM Mail

Mit AIM Mail lesen und senden Sie E-Mails der Konten, die Sie bereits haben (Gmail, iCloud, Yahoo, Ihr Firmenkonto …). Wir speichern Ihre E-Mails nicht: Jedes Mal, wenn Sie einen Ordner oder eine Nachricht öffnen, verbindet sich unser Server mit Ihrem Anbieter, liest sie und zeigt sie Ihnen an; was Sie senden, läuft nur so lange über unseren Server, bis es Ihrem Anbieter übergeben ist. Um wiederholte Downloads zu vermeiden, wird eine gerade geöffnete Nachricht höchstens zwei Minuten im Arbeitsspeicher des Servers gehalten, nie auf der Festplatte.

Für jedes verbundene Konto speichern wir die Adresse, den Namen und die Signatur, die Sie wählen, die Server Ihres Anbieters und das Passwort (oder App-Passwort), verschlüsselt und an Ihr AIM-Konto gebunden; es wird nur verwendet, um die Verbindung zu Ihrem Anbieter herzustellen. Wenn Sie ein Konto aus AIM Mail entfernen oder Ihr AIM-Konto löschen, wird all dies gelöscht. Ihre E-Mails bleiben unverändert bei Ihrem Anbieter, der sie nach seiner eigenen Datenschutzerklärung verarbeitet.

Microsoft-Konten (Outlook, Hotmail, Microsoft 365) werden über die Microsoft-Anmeldung verbunden: Ihr Passwort läuft nicht über AIM; stattdessen speichern wir verschlüsselt die Berechtigung, die Microsoft uns zum Lesen und Senden Ihrer E-Mails erteilt. Sie können sie jederzeit in Ihrem Microsoft-Konto widerrufen oder indem Sie das Konto aus AIM Mail entfernen.

Externe Bilder in E-Mails werden erst geladen, wenn Sie auf „Bilder anzeigen“ klicken, damit niemand erfährt, wann Sie eine Nachricht öffnen. Wenn Sie sie anzeigen, lädt Ihr Browser sie direkt beim Absender herunter.

AIM Calendar

Was Sie in AIM Calendar unter „Auf diesem Gerät“ erstellen (Kalender, Termine und Kontakte), wird nur in Ihrem Browser gespeichert: Es wird nicht an unsere Server gesendet, und wir haben keinen Zugriff darauf. Wenn Sie die Daten Ihres Browsers löschen, wird es mit ihnen gelöscht.

Wenn Sie ein Kalender- und Kontaktkonto verbinden (CalDAV und CardDAV, etwa iCloud, Fastmail, Nextcloud oder Ihr Firmenkonto), speichern wir die Adresse, den Benutzernamen, die Server und das Passwort (oder App-Passwort), verschlüsselt und an Ihr AIM-Konto gebunden, sowie Namen und Farbe jedes Kalenders. Wir speichern weder Ihre Termine noch Ihre Kontakte: Unser Server liest und ändert sie bei Ihrem Anbieter, wenn Sie es veranlassen, ohne Kopien zu behalten.

Wenn Sie einen Kalender über seine Adresse abonnieren, speichern wir diese Adresse verschlüsselt sowie seinen Namen und seine Farbe. Unser Server lädt ihn für Sie herunter und behält den Inhalt höchstens fünf Minuten im Arbeitsspeicher, niemals auf der Festplatte.

Wenn Sie ein Konto oder ein Abo entfernen oder Ihr AIM-Konto löschen, werden all diese Daten gelöscht. Wenn Sie auf eine Einladung antworten, die Sie in AIM Mail erhalten, wird die Antwort von Ihrem E-Mail-Konto an die einladende Person gesendet.

AIM Notes

Die Notizen in AIM Notes werden in Ihrem Browser gespeichert: Sie werden nicht an unsere Server gesendet, es sei denn, Sie aktivieren mit Ihrem Konto „Ihre Notizen auf all Ihren Geräten“.

Wenn Sie dies aktivieren, wird jede Notiz in Ihrem Browser (AES-256) mit einem Schlüssel verschlüsselt, der aus einer von Ihnen gewählten Passphrase abgeleitet wird und uns nie erreicht. Wir speichern nur den verschlüsselten Text jeder Notiz, ihre Größe und das Datum der letzten Änderung sowie ein „Salt“ und einen verschlüsselten Prüfwert, um auf Ihren anderen Geräten feststellen zu können, ob Sie die Passphrase richtig eingegeben haben. Weder AIM noch sonst jemand kann Ihre Notizen lesen: Wenn Sie die Passphrase vergessen, können wir diese Kopie nicht wiederherstellen (die Notizen auf Ihren Geräten gehen nicht verloren). Notizen, die Sie löschen, werden sofort von unserem Server entfernt; lediglich ein Vermerk, dass sie gelöscht wurden, bleibt ohne ihren Inhalt 90 Tage lang erhalten, damit sie auch auf Ihren anderen Geräten gelöscht werden. Wenn Sie Ihr Konto löschen oder neu beginnen, wird all dies gelöscht.

Die übrigen Apps von AIM OFFICE

AIM CRM, AIM Aufgaben, AIM Tabellen, AIM Protokolle, AIM Whiteboard, AIM Diagramme, AIM Websites, AIM Scanner, AIM Übersetzer, AIM Aufnahme, AIM Passwörter, AIM Vergleich, AIM Anonymisieren und AIM Etiketten speichern, was Sie erstellen, in Ihrem Browser: Es wird nicht an unsere Server gesendet. AIM Übersetzer, AIM Protokolle (beim Transkribieren) und AIM Scanner (bei der Texterkennung) arbeiten auf Ihrem Gerät; sie laden beim ersten Mal nur die benötigten Modelle von unserer Website herunter. Exportieren Sie von Zeit zu Zeit eine Sicherung: Wenn Sie die Daten Ihres Browsers löschen, wird auch das gelöscht, was diese Apps speichern.

Wenn Sie die Synchronisierung von AIM Passwörter aktivieren, speichern wir Ihren Tresor so, wie er verschlüsselt aus Ihrem Browser kommt (seinen Header mit dem durch Ihr Master-Passwort umhüllten Schlüssel sowie jedes verschlüsselte Element), zusammen mit seiner Version und seinem Änderungsdatum: Wir können ihn nicht öffnen. Er wird gelöscht, wenn Sie die Synchronisierung im Konto beenden oder Ihr Konto löschen.

Wenn Sie in AIM Passwörter bekannte Datenlecks prüfen lassen, verlässt von jedem Passwort nur der Anfang seines Hashwerts (5 Zeichen eines nicht umkehrbaren Codes) über unseren Server Ihr Gerät und geht an einen öffentlichen Dienst für geleakte Passwörter; der Abgleich erfolgt in Ihrem Browser, und wir speichern nicht, was geprüft wird.

Protokolle KI (Transkription und Protokolle mit KI in der Cloud)

Nur wenn Sie beim Transkribieren „Mit Protokolle KI“ wählen, sendet Ihr Browser das Audio dieser Aufnahme in Teilen an unseren Server, der es zur Transkription an Mistral AI (Frankreich) weiterleitet. Mit jedem Teil können die Namen der Teilnehmenden (damit sie richtig geschrieben werden) und bis zu 15 Sekunden Stimme derjenigen mitgesendet werden, die in derselben Sitzung bereits gesprochen haben: Sie dienen dazu, Stimmfragmente innerhalb dieser Sitzung zu vergleichen und zu unterscheiden, wer spricht. Für das KI-Protokoll wird der Text der Transkription gesendet. Wir speichern weder das Audio noch die Transkription noch das Protokoll: Sie gehen an Ihren Browser zurück, in dem sie gespeichert werden. Wir erfassen nur, wie viele Minuten und Protokolle Sie jeden Monat nutzen, für Ihr Kontingent. Mistral AI kann den Inhalt bis zu 30 Tage lang aufbewahren, um Missbrauch zu erkennen, und handelt bei dieser Überwachung als eigener Verantwortlicher. Emotionen werden nicht analysiert und es werden keine Stimmprofile gespeichert. Wenn Sie andere Personen aufnehmen, müssen Sie sie vorher informieren.

In Bezug auf die Personen in Ihren Aufnahmen entscheiden Sie, ob und wozu aufgenommen wird (Sie sind der Verantwortliche), und AIM verarbeitet das Audio nur in Ihrem Auftrag und um Ihnen den Dienst bereitzustellen. Informieren Sie die Teilnehmenden vor der Aufnahme: AIM Protokolle liefert Ihnen den Text dafür.

Geteilte Links (AIM Signatur, AIM Termine, AIM Senden, AIM Chat und AIM Meetings)

Wenn Sie etwas per Link teilen, wird es in Ihrem Browser mit einem Schlüssel verschlüsselt, der im Link selbst steht, nach „#“, und den Ihr Browser nie an uns sendet. Wir speichern nur den verschlüsselten Text, seine Größe und seine Daten: Das Dokument, die Buchung, die Datei, die Nachrichten und das Gespräch können wir nicht lesen. Die Schlüssel Ihrer Links werden in Ihrem Schlüsselbund gespeichert, verschlüsselt mit einem Wiederherstellungscode, der auf Ihrem Gerät erzeugt wird und den wir nicht haben: Wenn Sie ihn verlieren und die Daten Ihres Browsers löschen, kann niemand diese Links öffnen.

Als Nachweis jeder Signatur speichert AIM Signatur die E-Mail-Adresse jeder unterzeichnenden Person (um ihr einen Bestätigungscode zu senden) sowie Uhrzeit, IP-Adresse und Browser jedes Schritts (Öffnen, Bestätigen, Unterzeichnen oder Ablehnen). Wer die Signatur anfordert, sieht diese Daten im Abschlusszertifikat. Archiviert diese Person den Umschlag, nimmt sie alles in einer ZIP-Datei mit, und in AIM OFFICE verbleibt nur ein Eintrag mit ihrer E-Mail-Adresse sowie den Zeiten und Fingerabdrücken jeder Signatur (ohne E-Mail-Adresse, IP-Adresse und Browser der Unterzeichnenden), damit „Dokument prüfen“ das unterzeichnete Dokument weiterhin bestätigen kann. AIM Termine speichert die Uhrzeit jeder Buchung unverschlüsselt, damit kein Termin doppelt gebucht wird; die Daten der buchenden Person werden für das Unternehmen verschlüsselt. Hat das Unternehmen die Erinnerungen aktiviert und markiert die buchende Person das Kästchen „Erinnerung per E-Mail erhalten“, speichern wir getrennt und unverschlüsselt nur das, was für den Versand nötig ist: ihre E-Mail-Adresse, Uhrzeit und Zeitzone des Termins, den Namen des Unternehmens und die Sprache sowie, nur wenn das Unternehmen dies so gewählt hat, die Leistung und den Ort (das Unternehmen kann dies auf Uhrzeit und Ort oder nur auf die Uhrzeit beschränken: Was nicht enthalten ist, wird nicht gespeichert). Diese Daten werden gelöscht, sobald die Erinnerung gesendet wurde, wenn die Terminzeit verstrichen ist, wenn das Unternehmen die Buchung storniert oder löscht und wenn es die Seite löscht; sie werden nie für etwas anderes verwendet. Außerdem speichern wir pro Seite und Tag nur, wie viele Erinnerungen geplant und gesendet wurden (ohne Daten von irgendjemandem), und löschen diese Zahlen nach 3 Tagen. Sendungen von AIM Senden werden gelöscht, sobald sie ablaufen oder die maximale Anzahl an Downloads erreichen, und ein Geheimnis wird gelöscht, sobald es gelesen wurde.

AIM Meetings verbindet die Kameras und Mikrofone der Teilnehmenden direkt zwischen ihren Geräten, Ende-zu-Ende-verschlüsselt; damit sie sich finden, fragen die Browser einen öffentlichen Server zur Adressermittlung ab (STUN, von Nextcloud), der die IP-Adresse sieht, nicht aber Audio oder Video. Ist keine direkte Verbindung möglich (in sehr restriktiven Netzwerken), laufen Audio und Video, weiterhin Ende-zu-Ende-verschlüsselt, über einen Relay-Server von Cloudflare, der sie ebenfalls nicht sehen kann. Die Nachrichten jeder Besprechung werden nach sechs Stunden gelöscht.

Formulare von AIM Websites, die in AIM CRM ankommen. Wenn Sie in AIM Websites „In AIM CRM empfangen“ wählen, speichern wir in Ihrem Konto die Definition des Formulars (Titel, Name der Website und Text des Einwilligungs-Kästchens), die öffentlich ist, weil jeder Besucher sie sieht, sowie einen öffentlichen Schlüssel. Jede Nachricht (Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Nachricht und der genaue Einwilligungstext, den die schreibende Person akzeptiert hat, mit Datum) wird im Browser dieser Person mit diesem Schlüssel verschlüsselt: Wir können sie nicht lesen; nur Sie öffnen sie in AIM CRM mit Ihrem Schlüsselbund. Wir speichern die verschlüsselte Nachricht, ihre Größe und ihr Datum und löschen sie, wenn Sie sie zum CRM hinzufügen oder verwerfen. Wir benachrichtigen Sie per E-Mail, dass eine Nachricht eingegangen ist, ohne deren Inhalt. Um Missbrauch zu verhindern, begrenzen wir die Sendungen pro IP-Adresse mit einem Zähler im Arbeitsspeicher, der höchstens einen Tag lang besteht: Die IP wird weder auf der Festplatte noch zusammen mit der Nachricht gespeichert. Gegenüber den Personen, die Ihnen schreiben, sind Sie der Verantwortliche, und AIM verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag.

Welche Daten wir verarbeiten und wozu

Wir verkaufen keine Daten, schalten keine Werbung, erstellen keine Profile und verwenden Ihre Dokumente nicht zum Trainieren irgendeines Systems.

Zahlungen

Zahlungen werden von Paddle.com Market Limited (Vereinigtes Königreich) abgewickelt, die die Pläne als eingetragener Händler (Merchant of Record) verkauft und in Rechnung stellt und Ihre Zahlungsdaten als eigener Verantwortlicher gemäß ihrer Datenschutzerklärung verarbeitet. AIM erhält von Paddle nur die Daten, die zur Aktivierung Ihres Plans erforderlich sind. Wir sehen und speichern Ihre Kartendaten nicht.

Auftragsverarbeiter

• Railway Corporation (USA): Hosting des Dienstes in der Region Amsterdam (EU); einige technische Protokolle können in den USA verarbeitet werden.
• Resend: Versand der Anmelde-E-Mails, der Hinweise und der Terminerinnerungen.
• Mistral AI (Frankreich): Transkription und Protokolle von Protokolle KI, nur wenn Sie sich für die Nutzung entscheiden; kann den Inhalt bis zu 30 Tage lang aufbewahren, um Missbrauch zu erkennen.
• Cloudflare, Inc.: Weiterleitung der Videoanrufe von AIM Meetings, wenn keine direkte Verbindung möglich ist; Audio und Video erreichen den Dienst Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

Verarbeitet einer von ihnen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, geschieht dies auf Grundlage des EU-US-Datenschutzrahmens (Data Privacy Framework), von Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder einer anderen Garantie nach Kapitel V der DSGVO. Paddle ist nicht unser Auftragsverarbeiter: Das Unternehmen ist eigenständiger Verantwortlicher für die Zahlungsdaten (siehe „Zahlungen“).

Cookies

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies: aim_sesion, das Sie 30 Tage lang in Ihrem Konto angemeldet hält; aim_tema, das sich ein Jahr lang den gewählten Oberflächenstil merkt (nur dessen Namen, z. B. „calma“), und aim_idioma, das sich ein Jahr lang die gewählte Sprache merkt (nur deren Code, z. B. „en“). Außerdem speichert Ihr Browser den gewählten Stil und die gewählte Sprache (aimTema, aimIdioma) sowie, damit die Apps sofort starten, eine Kopie ihrer Programme; nichts davon enthält Ihre Daten oder Ihre Dokumente. In AIM Mail speichert Ihr Browser außerdem die Nachricht, die Sie gerade schreiben, bis Sie sie senden oder verwerfen, damit sie nicht verloren geht, wenn der Tab geschlossen wird (aimCorreoBorrador), sowie die Konten, die Sie in der Liste eingeklappt haben (aimCorreoPlegadas). Diese Daten bleiben nur auf Ihrem Gerät, erreichen uns nie und werden gelöscht, wenn Sie sich mit „Abmelden“ von Ihrem Konto abmelden. Wir verwenden keine Analyse- oder Werbe-Cookies; deshalb zeigen wir Ihnen keinen Cookie-Hinweis an. Auf der Zahlungsseite kann Paddle die Cookies verwenden, die zum Abschluss der Zahlung erforderlich sind.

AIM Calendar speichert in Ihrem Browser, was Sie „Auf diesem Gerät“ anlegen (Kalender, Termine und Kontakte), sowie einige Einstellungen: die gewählte Ansicht, die ausgeblendeten Kalender, den zuletzt verwendeten Kalender und die bereits angezeigten Erinnerungen (aimCal…). Diese Daten bleiben nur auf Ihrem Gerät, erreichen uns nie und werden gelöscht, wenn Sie die Browserdaten löschen.

AIM Notes speichert in Ihrem Browser Ihre Notizen und Notizbücher sowie, wenn Sie die Synchronisierung aktivieren, den aus Ihrer Passphrase abgeleiteten Schlüssel (ohne die Passphrase selbst und ohne dass er aus dem Browser ausgelesen werden kann), außerdem den Bereich, die Sortierung und die zuletzt geöffnete Notiz (aimNotas…). Diese Daten bleiben nur auf Ihrem Gerät, erreichen uns nie und werden gelöscht, wenn Sie die Browserdaten löschen.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch gegen die Verarbeitung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Unter Ihr Konto können Sie Ihre Daten herunterladen und das Konto selbst löschen; für alles andere schreiben Sie an legal@biomag.es. Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind, können Sie Beschwerde bei der spanischen Datenschutzbehörde Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es) einlegen.