Política de privacidad

Actualizado el 1 de noviembre de 2026

Responsable

Biomag S.L.U. (NIF B01037241), Calle Barratxi, 39, pabellón 3, 01013 Vitoria-Gasteiz (Álava), España. Para cualquier asunto de privacidad, escríbenos a legal@biomag.es.

Dónde se guardan los datos

El servicio se aloja en Railway Corporation (EE. UU.) con la región de Ámsterdam (UE) como ubicación del servidor y de los archivos. Algunos registros técnicos de Railway (por ejemplo, las direcciones IP de las peticiones) pueden tratarse en EE. UU. Las transferencias a EE. UU. se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE–EE. UU. o en cláusulas contractuales tipo. Lo que se cifra de extremo a extremo no lo ve ni siquiera el proveedor de alojamiento. Lista completa: encargados del tratamiento.

Qué ve AIM y qué no

Cifrado de extremo a extremo (AIM no tiene la clave): las reservas de Citas y los mensajes de los formularios, los documentos y mensajes de Firma, Enviar y Chat, las Notas sincronizadas y las Claves, y el audio y el vídeo de Reuniones.

No va cifrado de extremo a extremo: los recordatorios de Citas (hay que enviar un correo), los datos de evidencia de Firma (correo, IP y navegador), el audio y el texto que procesa Actas IA (mientras se procesa), los boletines (al enviarlos), los archivos de AIM Nube que no están en una bóveda y los datos de tu cuenta (correo, plan y registro de seguridad). En esos casos AIM los trata solo para prestar la función, sin acceso del equipo salvo petición de soporte.

Cuando tratas datos de otras personas

Cuando usas funciones que tratan datos personales de otras personas (Citas, formularios de Sitios, Boletines, Actas IA), tú eres el responsable y AIM el encargado, conforme al contrato de encargo del tratamiento, que forma parte de las condiciones de uso.

Actas IA

Actas IA transcribe en la nube las grabaciones que tú eliges, separando quién habla, y prepara con IA el acta, las tareas y el correo de seguimiento. Con tu cuenta gratuita tienes 30 minutos al mes y con Pro, 60. Los planes Actas IA (17,97 € cada 3 meses o 53,88 € al año) y Actas IA Intensivo (12,99 € al mes o 119,88 € al año), IVA incluido, suman 12 y 40 horas al mes e incluyen el plan Pro; se rigen por las mismas reglas de renovación, baja y desistimiento que Pro. Las horas no usadas de un mes no pasan al siguiente; las horas extra (paquetes de 25 horas por 9,99 €) no caducan. Si cambias de plan, Paddle cobra o abona la diferencia del periodo en curso.

El resultado lo genera una IA y puede tener errores con nombres, cifras y fechas: revísalo antes de usarlo. Solo puedes grabar y transcribir conversaciones con las que tengas derecho a hacerlo, informando antes a quienes participan. No uses Actas IA para valorar a personas candidatas en un proceso de selección ni para analizar emociones. Respecto a los datos de las personas que aparecen en tus grabaciones, actúas como responsable y AIM como encargado del tratamiento: los trata solo siguiendo tus instrucciones (transcribir y redactar lo que pides), no los guarda, los protege con medidas técnicas adecuadas, usa como subencargado a Mistral AI (Francia) y te ayudará a atender los derechos de esas personas.

Tus documentos

Las apps funcionan en tu navegador. Los documentos que abres, editas y guardas en tu equipo no se envían a nuestros servidores y no tenemos acceso a ellos.

Si tienes Pro y decides guardar archivos en AIM Nube, los almacenamos en nuestro servidor de Ámsterdam (UE) solo para darte ese servicio. Los que guardas en una bóveda se cifran en tu navegador antes de subirlos, con sus nombres y etiquetas, y no podemos leerlos; vemos sus fechas y su tamaño cifrado. Los demás no van cifrados de extremo a extremo, pero nadie de nuestro equipo los abre salvo que tú lo pidas a soporte. Lo que eliminas pasa 30 días por la papelera (puedes restaurarlo o vaciarla antes) y después se borra; también se borra todo si eliminas tu cuenta. Si dejas de ser Pro, se conservan 90 días para que puedas descargarlos y después se eliminan.

AIM Correo

AIM Correo te deja leer y enviar el correo de las cuentas que ya tienes (Gmail, iCloud, Yahoo, tu empresa…). No guardamos tu correo: cada vez que abres una carpeta o un mensaje, nuestro servidor se conecta a tu proveedor, lo lee y te lo muestra; lo que envías pasa por nuestro servidor solo el tiempo de entregarlo a tu proveedor. Para no repetir descargas, un mensaje recién abierto se conserva en la memoria del servidor un máximo de dos minutos, nunca en disco.

De cada cuenta que conectas guardamos la dirección, el nombre y la firma que elijas, los servidores de tu proveedor y la contraseña (o contraseña de aplicación), cifrada y atada a tu cuenta de AIM, que solo se usa para conectar con tu proveedor. Al quitar una cuenta de AIM Correo o eliminar tu cuenta de AIM, todo eso se borra. Tu correo sigue intacto en tu proveedor, que lo trata bajo su propia política de privacidad.

Las cuentas de Microsoft (Outlook, Hotmail, Microsoft 365) se conectan con el inicio de sesión de Microsoft: tu contraseña no pasa por AIM y, en su lugar, guardamos cifrado el permiso que Microsoft nos concede para leer y enviar tu correo. Puedes retirarlo cuando quieras desde tu cuenta de Microsoft o quitando la cuenta de AIM Correo.

Las imágenes remotas de los correos no se cargan hasta que pulsas «Mostrar imágenes», para que nadie sepa cuándo abres un mensaje. Si las muestras, tu navegador las descarga directamente del remitente.

AIM Calendario

Lo que creas en AIM Calendario «En este equipo» (calendarios, eventos y contactos) se guarda solo en tu navegador: no se envía a nuestros servidores y no tenemos acceso a ello. Si borras los datos de tu navegador, se borra con ellos.

Si conectas una cuenta de calendario y contactos (CalDAV y CardDAV, como iCloud, Fastmail, Nextcloud o la de tu empresa), guardamos la dirección, el usuario, los servidores y la contraseña (o contraseña de aplicación), cifrada y atada a tu cuenta de AIM, además del nombre y el color de cada calendario. No guardamos tus eventos ni tus contactos: nuestro servidor los lee y los cambia en tu proveedor cuando tú lo pides, sin quedarse con copias.

Si te suscribes a un calendario por su dirección, guardamos esa dirección cifrada, su nombre y su color. Nuestro servidor lo descarga por ti y conserva el contenido en memoria un máximo de cinco minutos, nunca en disco.

Al quitar una cuenta o una suscripción, o al eliminar tu cuenta de AIM, todo eso se borra. Cuando respondes a una invitación que te llega a AIM Correo, la respuesta sale desde tu cuenta de correo hacia quien te invitó.

AIM Notas

Las notas de AIM Notas se guardan en tu navegador: no se envían a nuestros servidores salvo que actives «Tus notas en todos tus equipos» con tu cuenta.

Si lo activas, cada nota se cifra en tu navegador (AES-256) con una clave que sale de una frase secreta que eliges y que nunca nos llega. Nosotros solo guardamos el texto cifrado de cada nota, su tamaño y la fecha del último cambio, además de una «sal» y una comprobación cifrada para saber, en tus otros equipos, si has escrito bien la frase. Ni AIM ni nadie más puede leer tus notas: si olvidas la frase, no podemos recuperar esa copia (las notas de tus equipos no se pierden). Las notas que borras se quitan de nuestro servidor al momento; solo queda, durante 90 días, la marca de que se borraron, sin su contenido, para que se borren también en tus otros equipos. Al eliminar tu cuenta o empezar de cero, todo eso se borra.

Las demás apps de AIM OFFICE

AIM CRM, AIM Tareas, AIM Tablas, AIM Actas, AIM Pizarra, AIM Diagramas, AIM Sitios, AIM Escáner, AIM Traductor, AIM Grabar, AIM Claves, AIM Comparar, AIM Anonimizar y AIM Etiquetas guardan lo que creas en tu navegador: no se envía a nuestros servidores. AIM Traductor, AIM Actas (al transcribir) y AIM Escáner (al reconocer el texto) trabajan en tu equipo; solo descargan de nuestra web, la primera vez, los modelos que necesitan. Exporta una copia de seguridad de vez en cuando: si borras los datos de tu navegador, se borra también lo que guardan.

Si activas la sincronización de AIM Claves, guardamos tu caja fuerte tal como sale cifrada de tu navegador (su cabecera, con la clave envuelta por tu contraseña maestra, y cada elemento cifrado), con su versión y su fecha de cambio: no podemos abrirla. Se borra al dejar de sincronizar en la cuenta o al eliminar tu cuenta.

Si en AIM Claves pides comprobar filtraciones, de cada contraseña solo sale el principio de su resumen (5 caracteres de un código que no se puede deshacer), a través de nuestro servidor, hacia un servicio público de contraseñas filtradas; la comparación se hace en tu navegador y no guardamos qué se consulta.

Actas IA (transcripción y actas con IA en la nube)

Solo si eliges «Con Actas IA» al transcribir, tu navegador envía el audio de esa grabación, por trozos, a nuestro servidor, que lo manda a transcribir a Mistral AI (Francia) para transcribirlo. Con cada trozo pueden ir los nombres de los asistentes (para escribirlos bien) y hasta 15 segundos de voz de quienes ya hablaron en la misma sesión: sirven para comparar fragmentos de voz dentro de esa sesión y distinguir quién habla. Para el acta con IA se envía el texto de la transcripción. Nosotros no guardamos ni el audio ni la transcripción ni el acta: vuelven a tu navegador, que es donde se guardan. Solo anotamos cuántos minutos y actas usas cada mes, para tu cuota. Mistral AI puede conservar el contenido hasta 30 días para detectar abusos y, en esa vigilancia, actúa como responsable propio. No se analizan emociones ni se guardan perfiles de voz. Si grabas a otras personas, tienes que informarlas antes.

Respecto a las personas que aparecen en tus grabaciones, tú decides grabar y para qué (eres el responsable) y AIM trata el audio solo por encargo tuyo y para darte el servicio. Antes de grabar, informa a los asistentes: AIM Actas te da el texto para hacerlo.

Enlaces compartidos (AIM Firma, AIM Citas, AIM Enviar, AIM Chat y AIM Reuniones)

Cuando compartes algo con un enlace, se cifra en tu navegador con una clave que va en el propio enlace, después de «#», y que tu navegador nunca nos envía. Nosotros guardamos solo el texto cifrado, su tamaño y sus fechas: no podemos leer el documento, la reserva, el archivo, los mensajes ni la conversación. Las claves de tus enlaces se guardan en tu llavero, cifrado con un código de recuperación que se genera en tu equipo y que no tenemos: si lo pierdes y borras los datos de tu navegador, nadie podrá abrir esos enlaces.

AIM Firma, como evidencia de cada firma, guarda el correo de cada firmante (para enviarle un código de verificación), y la hora, la dirección IP y el navegador de cada paso (abrir, verificar, firmar o rechazar). Quien pide la firma ve esos datos en el certificado de finalización. Si archiva el sobre, se lleva todo en un ZIP y en AIM OFFICE solo queda un registro con su correo, las horas y las huellas de cada firma (sin el correo, la IP ni el navegador de los firmantes), para que «Comprobar un documento» siga confirmando el documento firmado. AIM Citas guarda en claro la hora de cada reserva, para que no se reserve dos veces; los datos de quien reserva van cifrados para el negocio. Si el negocio tiene encendidos los recordatorios y quien reserva deja marcada la casilla «Recibir un recordatorio por correo», guardamos aparte y en claro solo lo necesario para enviarlo: su correo, la hora y la zona horaria de la cita, el nombre del negocio y el idioma y, solo si el negocio lo ha elegido así, el servicio y el lugar (el negocio puede limitarlo a la hora y el lugar, o solo a la hora: lo que no se incluye no se guarda). Se borra en cuanto se envía el recordatorio, cuando pasa la hora de la cita, cuando el negocio cancela o borra la reserva y cuando borra la página; nunca se usa para nada más. Además, por página y día solo guardamos cuántos recordatorios se han programado y enviado (sin datos de nadie), y lo borramos a los 3 días. Los envíos de AIM Enviar se borran al caducar o al llegar al máximo de descargas, y un secreto se borra en cuanto se lee.

AIM Reuniones conecta las cámaras y micrófonos de los participantes directamente entre sus equipos, cifrados de extremo a extremo; para encontrarse, los navegadores consultan un servidor público de descubrimiento de direcciones (STUN, de Nextcloud), que ve la dirección IP pero no el audio ni el vídeo. Si la conexión directa no es posible (en redes muy cerradas), el audio y el vídeo pasan, todavía cifrados de extremo a extremo, por un servidor de retransmisión de Cloudflare, que tampoco puede verlos. Los mensajes de cada reunión se borran a las seis horas.

Formularios de AIM Sitios que llegan a AIM CRM. Si en AIM Sitios eliges «Recibir en AIM CRM», guardamos en tu cuenta la definición del formulario (título, nombre del sitio y texto de la casilla de consentimiento), que es pública porque la ve cualquier visitante, y una clave pública. Cada mensaje (nombre, correo, teléfono, mensaje y el texto exacto del consentimiento que aceptó quien escribe, con su fecha) se cifra en el navegador de esa persona con esa clave: no podemos leerlo; solo tú lo abres en AIM CRM con tu llavero. Guardamos el mensaje cifrado, su tamaño y su fecha, y lo borramos cuando lo añades al CRM o lo descartas. Te avisamos por correo de que ha llegado un mensaje, sin su contenido. Para frenar abusos limitamos los envíos por dirección IP con un contador en memoria que dura como mucho un día: la IP no se guarda en disco ni junto al mensaje. Respecto a las personas que te escriben, tú eres el responsable del tratamiento y AIM lo trata por encargo tuyo.

Qué datos tratamos y para qué

No vendemos datos, no hacemos publicidad, no creamos perfiles y no usamos tus documentos para entrenar ningún sistema.

Pagos

Los pagos los gestiona Paddle.com Market Limited (Reino Unido), que vende y factura los planes como comerciante registrado y trata tus datos de pago como responsable propio, según su política de privacidad. AIM recibe de Paddle solo los datos necesarios para activar tu plan. Nosotros no vemos ni guardamos los datos de tu tarjeta.

Encargados del tratamiento

• Railway Corporation (EE. UU.): alojamiento del servicio, en la región de Ámsterdam (UE); algunos registros técnicos pueden tratarse en EE. UU.
• Resend: envío de los correos de acceso, de los avisos y de los recordatorios de cita.
• Mistral AI (Francia): transcripción y actas de Actas IA, solo si eliges usarlo; puede conservar el contenido hasta 30 días para detectar abusos.
• Cloudflare, Inc.: retransmisión de las videollamadas de AIM Reuniones cuando la conexión directa no es posible; el audio y el vídeo le llegan cifrados de extremo a extremo.

Cuando alguno trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, lo hace amparado en el Marco de Privacidad de Datos UE–EE. UU. o en cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea u otra garantía del capítulo V del RGPD. Paddle no es encargado nuestro: es responsable independiente de los datos de pago (ver «Pagos»).

Cookies

Solo usamos cookies técnicas: aim_sesion, que te mantiene dentro de tu cuenta durante 30 días; aim_tema, que recuerda durante un año el estilo de la interfaz que eliges (solo su nombre, como «calma»), y aim_idioma, que recuerda durante un año el idioma que eliges (solo su código, como «en»). Además, tu navegador guarda el estilo y el idioma elegidos (aimTema, aimIdioma) y, para que las apps abran al instante, una copia de sus programas; nada de eso contiene datos tuyos ni tus documentos. En AIM Correo, tu navegador guarda también el mensaje que estás escribiendo, hasta que lo envías o lo descartas, para que no lo pierdas si se cierra la pestaña (aimCorreoBorrador), y las cuentas que has plegado en la lista (aimCorreoPlegadas). Eso solo está en tu equipo, nunca nos llega, y se borra cuando sales de tu cuenta con «Salir». No usamos cookies de análisis ni de publicidad; por eso no te mostramos ningún aviso de cookies. En la página de pago, Paddle puede usar las cookies necesarias para completar el cobro.

AIM Calendario guarda en tu navegador lo que creas «En este equipo» (calendarios, eventos y contactos) y algunas preferencias: la vista elegida, los calendarios que ocultas, el último calendario usado y los avisos ya mostrados (aimCal…). Eso solo está en tu equipo, nunca nos llega, y se borra si borras los datos de tu navegador.

AIM Notas guarda en tu navegador tus notas y cuadernos y, si activas la sincronización, la clave que sale de tu frase (sin la frase, y sin poder sacarla del navegador), además de la sección, el orden y la última nota que abriste (aimNotas…). Eso solo está en tu equipo, nunca nos llega, y se borra si borras los datos de tu navegador.

Tus derechos

Puedes acceder a tus datos, rectificarlos, suprimirlos, oponerte a su tratamiento, limitarlo y llevártelos. Desde tu cuenta puedes descargar tus datos y eliminar la cuenta tú mismo; para lo demás, escribe a legal@biomag.es. Si no te atendemos bien, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).