Informativa sulla privacy

Aggiornato il 1 novembre 2026

Traduzione fornita per comodità: in caso di differenze, prevale la versione in spagnolo.

Titolare del trattamento

Biomag S.L.U. (NIF B01037241), Calle Barratxi, 39, pabellón 3, 01013 Vitoria-Gasteiz (Álava), España. Per qualsiasi questione relativa alla privacy, scrivici a legal@biomag.es.

Dove vengono conservati i dati

Il servizio è ospitato presso Railway Corporation (USA), con la regione di Amsterdam (UE) come ubicazione del server e dei file. Alcuni registri tecnici di Railway (per esempio, gli indirizzi IP delle richieste) possono essere trattati negli USA. I trasferimenti verso gli USA si basano sul quadro UE–USA per la protezione dei dati (Data Privacy Framework) o su clausole contrattuali tipo. Ciò che è cifrato end-to-end non lo vede nemmeno il fornitore di hosting. Elenco completo: responsabili del trattamento.

Cosa vede AIM e cosa no

Cifratura end-to-end (AIM non ha la chiave): le prenotazioni di Appuntamenti e i messaggi dei moduli, i documenti e i messaggi di Firma, Invia e Chat, le Note sincronizzate e le Password, e l’audio e il video di Riunioni.

Non sono cifrati end-to-end: i promemoria di Appuntamenti (bisogna inviare un'email), i dati di evidenza di Firma (email, IP e browser), l'audio e il testo che elabora Verbali IA (durante l'elaborazione), le newsletter (all'invio), i file di AIM Cloud che non sono in una cassaforte e i dati del tuo account (email, piano e registro di sicurezza). In questi casi AIM li tratta solo per fornire la funzione, senza accesso da parte del team salvo richiesta al supporto.

Quando tratti dati di altre persone

Quando usi funzioni che trattano dati personali di altre persone (Appuntamenti, moduli di Siti, Newsletter, Verbali IA), tu sei il titolare del trattamento e AIM il responsabile del trattamento, in base al contratto di nomina a responsabile del trattamento, che fa parte delle condizioni d’uso.

Verbali IA

Verbali IA trascrive nel cloud le registrazioni che scegli, distinguendo chi parla, e prepara con l’IA il verbale, le attività e l’email di follow-up. Con il tuo account gratuito hai 30 minuti al mese e con Pro 60. I piani Verbali IA (17,97 € ogni 3 mesi o 53,88 € all’anno) e Verbali IA Intensivo (12,99 € al mese o 119,88 € all’anno), IVA inclusa, aggiungono 12 e 40 ore al mese e includono il piano Pro; sono soggetti alle stesse regole di rinnovo, annullamento e recesso di Pro. Le ore non usate in un mese non passano al successivo; le ore extra (pacchetti da 25 ore per 9,99 €) non scadono. Se cambi piano, Paddle addebita o rimborsa la differenza del periodo in corso.

Il risultato è generato da un’IA e può contenere errori su nomi, cifre e date: controllalo prima di usarlo. Puoi registrare e trascrivere solo conversazioni che hai il diritto di registrare, informando prima chi partecipa. Non usare Verbali IA per valutare candidati in un processo di selezione né per analizzare emozioni. Per i dati delle persone che compaiono nelle tue registrazioni, tu agisci come titolare del trattamento e AIM come responsabile del trattamento: li tratta solo seguendo le tue istruzioni (trascrivere e redigere ciò che richiedi), non li conserva, li protegge con misure tecniche adeguate, si avvale di Mistral AI (Francia) come sub-responsabile del trattamento e ti aiuterà a dare seguito ai diritti di quelle persone.

I tuoi documenti

Le app funzionano nel tuo browser. I documenti che apri, modifichi e salvi sul tuo computer non vengono inviati ai nostri server e non abbiamo accesso a essi.

Se hai Pro e decidi di salvare file in AIM Cloud, li conserviamo sul nostro server di Amsterdam (UE) solo per offrirti questo servizio. Quelli che salvi in una cassaforte vengono cifrati nel tuo browser prima del caricamento, insieme a nomi ed etichette, e non possiamo leggerli; vediamo le loro date e la dimensione cifrata. Gli altri non sono cifrati end-to-end, ma nessuno del nostro team li apre a meno che tu non lo chieda al supporto. Ciò che elimini resta 30 giorni nel cestino (puoi ripristinarlo o svuotare prima il cestino) e poi viene cancellato; viene cancellato anche tutto se elimini il tuo account. Se smetti di essere Pro, i file vengono conservati 90 giorni perché tu possa scaricarli e poi eliminati.

AIM Mail

AIM Mail ti permette di leggere e inviare la posta degli account che hai già (Gmail, iCloud, Yahoo, la tua azienda…). Non conserviamo la tua posta: ogni volta che apri una cartella o un messaggio, il nostro server si collega al tuo provider, lo legge e te lo mostra; ciò che invii passa dal nostro server solo per il tempo necessario a consegnarlo al tuo provider. Per evitare download ripetuti, un messaggio appena aperto viene conservato nella memoria del server per un massimo di due minuti, mai su disco.

Di ogni account che colleghi conserviamo l'indirizzo, il nome e la firma che scegli, i server del tuo provider e la password (o password per le app), crittografata e legata al tuo account AIM, che viene usata solo per collegarsi al tuo provider. Quando rimuovi un account da AIM Mail o elimini il tuo account AIM, tutto questo viene cancellato. La tua posta resta intatta presso il tuo provider, che la tratta secondo la propria informativa sulla privacy.

Gli account Microsoft (Outlook, Hotmail, Microsoft 365) si collegano con l'accesso Microsoft: la tua password non passa per AIM e conserviamo invece, crittografata, l'autorizzazione che Microsoft ci concede per leggere e inviare la tua posta. Puoi revocarla quando vuoi dal tuo account Microsoft o rimuovendo l'account da AIM Mail.

Le immagini remote delle email non vengono caricate finché non fai clic su «Mostra immagini», in modo che nessuno sappia quando apri un messaggio. Se le mostri, il tuo browser le scarica direttamente dal mittente.

AIM Calendar

Ciò che crei in AIM Calendar «Su questo dispositivo» (calendari, eventi e contatti) viene salvato solo nel tuo browser: non viene inviato ai nostri server e non abbiamo accesso a esso. Se cancelli i dati del browser, viene eliminato insieme a essi.

Se colleghi un account di calendario e contatti (CalDAV e CardDAV, come iCloud, Fastmail, Nextcloud o quello della tua azienda), conserviamo l'indirizzo, il nome utente, i server e la password (o password per le app), crittografata e legata al tuo account AIM, oltre al nome e al colore di ogni calendario. Non conserviamo i tuoi eventi né i tuoi contatti: il nostro server li legge e li modifica presso il tuo provider quando lo chiedi, senza conservarne copie.

Se ti iscrivi a un calendario tramite il suo indirizzo, conserviamo quell'indirizzo crittografato, il suo nome e il suo colore. Il nostro server lo scarica per te e ne mantiene il contenuto in memoria per un massimo di cinque minuti, mai su disco.

Quando rimuovi un account o un'iscrizione, o quando elimini il tuo account AIM, tutti questi dati vengono eliminati. Quando rispondi a un invito che ricevi in AIM Mail, la risposta parte dal tuo account email e arriva a chi ti ha invitato.

AIM Notes

Le note di AIM Notes vengono salvate nel tuo browser: non vengono inviate ai nostri server, a meno che tu non attivi «Le tue note su tutti i tuoi dispositivi» con il tuo account.

Se la attivi, ogni nota viene crittografata nel tuo browser (AES-256) con una chiave ricavata da una frase segreta che scegli tu e che non ci arriva mai. Noi conserviamo solo il testo crittografato di ogni nota, le sue dimensioni e la data dell'ultima modifica, oltre a un «sale» e a una verifica crittografata per sapere, sugli altri tuoi dispositivi, se hai inserito correttamente la frase. Né AIM né nessun altro può leggere le tue note: se dimentichi la frase, non possiamo recuperare quella copia (le note sui tuoi dispositivi non vanno perse). Le note che elimini vengono rimosse subito dal nostro server; resta soltanto, per 90 giorni, l'indicazione che sono state eliminate, senza il loro contenuto, affinché vengano eliminate anche sugli altri tuoi dispositivi. Quando elimini il tuo account o ricominci da zero, tutti questi dati vengono cancellati.

Le altre app di AIM OFFICE

AIM CRM, AIM Attività, AIM Tabelle, AIM Verbali, AIM Lavagna, AIM Diagrammi, AIM Siti, AIM Scanner, AIM Traduttore, AIM Registra, AIM Password, AIM Confronta, AIM Anonimizza e AIM Etichette salvano ciò che crei nel tuo browser: non viene inviato ai nostri server. AIM Traduttore, AIM Verbali (durante la trascrizione) e AIM Scanner (durante il riconoscimento del testo) funzionano sul tuo dispositivo; scaricano dal nostro sito, solo la prima volta, i modelli di cui hanno bisogno. Esporta una copia di backup di tanto in tanto: se cancelli i dati del browser, viene cancellato anche ciò che salvano.

Se attivi la sincronizzazione di AIM Password, conserviamo la tua cassaforte così come esce cifrata dal tuo browser (la sua intestazione, con la chiave avvolta dalla tua password principale, e ogni elemento cifrato), con la sua versione e la data di modifica: non possiamo aprirla. Viene eliminata quando smetti di sincronizzare nell'account o elimini il tuo account.

Se in AIM Password chiedi di controllare le violazioni, di ogni password esce solo l'inizio della sua impronta (5 caratteri di un codice non reversibile), tramite il nostro server, verso un servizio pubblico di password violate; il confronto avviene nel tuo browser e non conserviamo cosa viene controllato.

Verbali IA (trascrizione e verbali con IA nel cloud)

Solo se scegli «Con Verbali IA» quando trascrivi, il tuo browser invia l’audio di quella registrazione, a blocchi, al nostro server, che lo manda a Mistral AI (Francia) per la trascrizione. Con ogni blocco possono essere inviati i nomi dei partecipanti (per scriverli correttamente) e fino a 15 secondi di voce di chi ha già parlato nella stessa sessione: servono a confrontare frammenti di voce all’interno di quella sessione e a distinguere chi parla. Per il verbale con IA viene inviato il testo della trascrizione. Noi non conserviamo né l’audio né la trascrizione né il verbale: tornano al tuo browser, dove vengono salvati. Registriamo solo quanti minuti e verbali usi ogni mese, per la tua quota. Mistral AI può conservare il contenuto fino a 30 giorni per rilevare abusi e, in tale controllo, agisce come titolare autonomo. Non si analizzano emozioni né si conservano profili vocali. Se registri altre persone, devi informarle prima.

Per quanto riguarda le persone che compaiono nelle tue registrazioni, sei tu a decidere di registrare e a quale scopo (sei il titolare) e AIM tratta l’audio solo per tuo conto e per fornirti il servizio. Prima di registrare, informa i partecipanti: AIM Verbali ti fornisce il testo per farlo.

Link condivisi (AIM Firma, AIM Appuntamenti, AIM Invia, AIM Chat e AIM Riunioni)

Quando condividi qualcosa con un link, viene crittografato nel tuo browser con una chiave che si trova nel link stesso, dopo «#», e che il tuo browser non ci invia mai. Noi conserviamo solo il testo crittografato, le sue dimensioni e le sue date: non possiamo leggere il documento, la prenotazione, il file, i messaggi né la conversazione. Le chiavi dei tuoi link sono conservate nel tuo portachiavi, crittografato con un codice di recupero generato sul tuo dispositivo e che noi non abbiamo: se lo perdi e cancelli i dati del browser, nessuno potrà aprire quei link.

Come prova di ogni firma, AIM Firma conserva l'email di ciascun firmatario (per inviargli un codice di verifica), e l'ora, l'indirizzo IP e il browser di ogni passaggio (apertura, verifica, firma o rifiuto). Chi richiede la firma vede questi dati nel certificato di completamento. Se archivia la busta, porta via tutto in uno ZIP e in AIM OFFICE rimane solo un registro con la sua email, gli orari e le impronte di ogni firma (senza l'email, l'IP né il browser dei firmatari), in modo che «Verifica un documento» continui a confermare il documento firmato. AIM Appuntamenti conserva in chiaro l'ora di ogni prenotazione, per evitare doppie prenotazioni; i dati di chi prenota sono cifrati per l'attività. Se l'attività ha attivato i promemoria e chi prenota spunta la casella «Ricevi un promemoria via email», conserviamo a parte e in chiaro solo ciò che serve per inviarlo: la sua email, l'ora e il fuso orario dell'appuntamento, il nome dell'attività e la lingua e, solo se l'attività lo ha scelto così, il servizio e il luogo (l'attività può limitarlo all'ora e al luogo, o solo all'ora: ciò che non è incluso non viene conservato). Viene eliminato non appena il promemoria viene inviato, quando l'orario dell'appuntamento è passato, quando l'attività annulla o elimina la prenotazione e quando elimina la pagina; non viene mai usato per altro. Inoltre, per pagina e per giorno conserviamo solo quanti promemoria sono stati programmati e inviati (senza dati di nessuno), e lo eliminiamo dopo 3 giorni. Gli invii di AIM Invia vengono eliminati alla scadenza o al raggiungimento del numero massimo di download, e un segreto viene eliminato non appena viene letto.

AIM Riunioni collega direttamente tra i loro dispositivi le videocamere e i microfoni dei partecipanti, con cifratura end-to-end; per trovarsi, i browser interrogano un server pubblico di scoperta degli indirizzi (STUN, di Nextcloud), che vede l’indirizzo IP ma non l’audio né il video. Se la connessione diretta non è possibile (su reti molto restrittive), audio e video passano, sempre con cifratura end-to-end, da un server di inoltro di Cloudflare, che nemmeno può vederli. I messaggi di ogni riunione vengono eliminati dopo sei ore.

Moduli di AIM Siti che arrivano in AIM CRM. Se in AIM Siti scegli «Ricevi in AIM CRM», salviamo nel tuo account la definizione del modulo (titolo, nome del sito e testo della casella di consenso), che è pubblica perché la vede qualsiasi visitatore, e una chiave pubblica. Ogni messaggio (nome, email, telefono, messaggio e il testo esatto del consenso accettato da chi scrive, con la sua data) viene cifrato nel browser di quella persona con questa chiave: non possiamo leggerlo; solo tu lo apri in AIM CRM con il tuo portachiavi. Salviamo il messaggio cifrato, la sua dimensione e la sua data, e lo eliminiamo quando lo aggiungi al CRM o lo scarti. Ti avvisiamo via email che è arrivato un messaggio, senza il suo contenuto. Per frenare gli abusi limitiamo gli invii per indirizzo IP con un contatore in memoria che dura al massimo un giorno: l'IP non viene salvato su disco né insieme al messaggio. Rispetto alle persone che ti scrivono, tu sei il titolare del trattamento e AIM lo tratta per tuo conto.

Quali dati trattiamo e perché

Non vendiamo dati, non facciamo pubblicità, non creiamo profili e non usiamo i tuoi documenti per addestrare alcun sistema.

Pagamenti

I pagamenti sono gestiti da Paddle.com Market Limited (Regno Unito), che vende e fattura i piani come venditore registrato (merchant of record) e tratta i tuoi dati di pagamento come titolare autonomo, secondo la propria informativa sulla privacy. AIM riceve da Paddle solo i dati necessari per attivare il tuo piano. Noi non vediamo né conserviamo i dati della tua carta.

Responsabili del trattamento

• Railway Corporation (USA): hosting del servizio, nella regione di Amsterdam (UE); alcuni registri tecnici possono essere trattati negli USA.
• Resend: invio delle e-mail di accesso, degli avvisi e dei promemoria degli appuntamenti.
• Mistral AI (Francia): trascrizione e verbali di Verbali IA, solo se scegli di usarlo; può conservare il contenuto fino a 30 giorni per rilevare abusi.
• Cloudflare, Inc.: inoltro delle videochiamate di AIM Riunioni quando la connessione diretta non è possibile; l’audio e il video le arrivano con cifratura end-to-end.

Quando uno di essi tratta dati al di fuori dello Spazio economico europeo, lo fa sulla base del quadro UE–USA per la protezione dei dati (Data Privacy Framework), delle clausole contrattuali tipo della Commissione europea o di un’altra garanzia prevista dal capo V del GDPR. Paddle non è un nostro responsabile del trattamento: è titolare autonomo dei dati di pagamento (vedi «Pagamenti»).

Cookie

Usiamo solo cookie tecnici: aim_sesion, che ti mantiene connesso al tuo account per 30 giorni; aim_tema, che ricorda per un anno lo stile dell'interfaccia che scegli (solo il suo nome, ad esempio «calma»), e aim_idioma, che ricorda per un anno la lingua che scegli (solo il suo codice, ad esempio «en»). Inoltre, il tuo browser memorizza lo stile e la lingua scelti (aimTema, aimIdioma) e, perché le app si aprano all'istante, una copia dei loro programmi; nulla di tutto ciò contiene tuoi dati o i tuoi documenti. In AIM Mail, il tuo browser memorizza anche il messaggio che stai scrivendo, finché non lo invii o lo elimini, per non perderlo se la scheda si chiude (aimCorreoBorrador), e gli account che hai compresso nell'elenco (aimCorreoPlegadas). Questi dati restano solo sul tuo dispositivo, non ci arrivano mai e vengono cancellati quando esci dal tuo account con «Esci». Non usiamo cookie di analisi né di pubblicità; per questo non ti mostriamo alcun avviso sui cookie. Nella pagina di pagamento, Paddle può usare i cookie necessari per completare l'addebito.

AIM Calendar salva nel tuo browser ciò che crei «Su questo dispositivo» (calendari, eventi e contatti) e alcune preferenze: la vista scelta, i calendari che nascondi, l'ultimo calendario usato e i promemoria già mostrati (aimCal…). Questi dati restano solo sul tuo dispositivo, non ci arrivano mai e vengono cancellati se cancelli i dati del browser.

AIM Notes salva nel tuo browser le tue note e i tuoi taccuini e, se attivi la sincronizzazione, la chiave ricavata dalla tua frase (senza la frase e senza che possa essere estratta dal browser), oltre alla sezione, all'ordinamento e all'ultima nota aperta (aimNotas…). Questi dati restano solo sul tuo dispositivo, non ci arrivano mai e vengono cancellati se cancelli i dati del browser.

I tuoi diritti

Puoi accedere ai tuoi dati, rettificarli, cancellarli, opporti al loro trattamento, limitarlo e portarli con te. Dal tuo account puoi scaricare i tuoi dati ed eliminare l'account in autonomia; per tutto il resto, scrivi a legal@biomag.es. Se non sei soddisfatto della nostra risposta, puoi presentare un reclamo all'Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).